효과적인 회의

'회의는 아무 것도 하고 싶지 않을 때 꼭 필요한 핑게이다' (Meetings are indispensable when you don't want to do anything). 경제학자 케네스 갈브레이스 교수의 정곡을 찌르는 명언이다.  그럼에도 불구하고 우리는 하루에도 몇 번씩 회의에 참석해야 한다. 한편으로는 효율적으로 진행한 회의는 때로는 어려운 문제에 대한 해결책을 만들어 주기도 하고, 공정한 책임과 역할의 분담을 가능하게 하기도 한다.

거의 모든 직장인은 경력과 직급이 상승함에 따라서 회의를 소집하거나 주재해야 하는 상황을 맞게 되는데, 아마도 효율적인 회의의 진행만큼 주변 사람들과의 관계와 자신에 대한 주위의 평판을 좋게 만드는 것은 별로 없을 것이다.  회의를 잘 하려면 우선 현재의 이슈에 대한 정의를 제대로 내리고 이해관계자의 시각에서 문제를 바라보는 능력이 필요하고, 회의 시작 전에 주요 플레이어들과의 사전 의견 조율도 회의의 성패에 중요한 역할을한다.   이렇게 사전 준비가 되어 있다면 실제 회의의 진행에 있어서는 아래와 같은 세가지 요소를 잊지 않고 다루는 것이 필요하다.

1. 목표 : 모든 회의에는 목표가 있어야 한다.  물론 회의 시작 전에 목표를 명확하게 해야 하지만 회의 도중에도수시로 현재 진행되고 있는 상황이 회의의 목적에 부합하고 있는 것인지 체크하고 상황에 맞는 행동이 필요하다.  거의 모든 회의는 도중에 방향이 바뀌므로 주재자는 매우 주의를 해야하며, 때로는 회의 참가자 중 한명을 정해 목표를 점검하는 역할을 주어서 그로 하여금 회의의 주제와 목표를 상기시키도록 하는 것도 도움이 된다.

2. 과제 : 일단 회의가 시작되면 참가자들은 자신의 문제를 한꺼번에 해결하려는 경향을 보인다. 그리고 많은 과제를 포함하는 회의가 생산성있는 회의처럼 보이기 마련이다. 참가자들은 회의가 끝나고 자신의 부서에 돌아가 상사에게 보고하는 것을 의식해서 목표달성에 직접적인 도움이 없는 자신이나 부서의 과제를 다루기를 원한다.  따라서 회의 주재자는목표을 수시로 점검하는 것은 물론 회의 중 제시된 과제가 목표의 달성에 직접적인 기여를 하는지에도 주의를 기울여야 한다.

3. 분위기 : 회사에서의 회의에서 분위기에 신경을 쓰는 사람은 별로 없지만 회의의 성패에 가장 중요한 요소이다. 사람들은 무시당하거나, 하는 역할이 별로 없을 때, 또 수세에 몰릴 때 마음 속의 스위치를 끄고 방관자가 된다.  이럴 때 회의 주재자의 직접적인 개입을 통해서 분위기를 반전시켜야 한다.  참여하지 않는 회의 참석자에게"현재 회의 진행 방식이 마음에 드십니까?" 혹은 "의견을 말할 기회가 있었습니까?" 같은 코멘트를 통하여 전반적인 회의의 에너지를 상승시키려는 노력이 필요하다.

이렇게 목표, 과제, 분위기라는 회의의 사이클을 염두에 두고 적절한 개입을 통하여 회의를 주재한다면 효율적이고 성과가 높은 회의를 진행할 수 있을 것이다.  물론 회의의 사이클을 적절하게 활용하는 것은 많은 연습이 필요하고 꾸준한 연습이 훌륭한 결과를 낳는다는 것을 잊지 않는 것이 중요하다.

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