팀장의 역할 - 팀 관리의 ABC

현대의 Management Leadership 연구의 선구자인 워렌 베니스는 리더와 매니저의 차이를 리더는 올바른 일을 하는 사람이고 매니저는 일을 올바르게 하는 사람이라고 말했다. 하지만 실전에서 이 두가지의 개념이 확실하게 구분되는 경우는 많지 않을 것이다.  따라서 팀장은 본인이 때로는 리더가 되어야 하고, 때로는 매니저가 되어야 한다는 것을 잊지 말아야 한다.   현실에서는 많은 팀장이 자신은 매니저의 역할만 해야 한다고 생각하기 때문에 본인도 피곤하고 주위에 갈등을 야기하는 경우가 많다.  아래는 효과적인 팀장이 되기 위한 몇가지 방법이다.

1. 권한위임

권한위임은 팀장이 되었다면 가장 먼저 해야할 일이다.  지금까지 직접 일을 하다가 부하를 통해서 보고를 받으면 우선 부하와 자신의 일하는 스타일의 차이로 인한 불만,  본인이 직접하지 못한다는 불안감, 부하와 자신 간의 신뢰의 결여로 인해서 자신이 모든 일을 챙겨야 한다는 강박관념에 사로 잡힐 것이다.  하지만 혼자서 할 수 있는 일의 양은 한정되어 있으므로, 동기부여가 된 팀이 성취할 수 있는 일은 팀장 혼자서 이룰수 있는 것보다 훨씬 많을 것이다.

권한위임은 여러 가지 방법으로 할 수 있을 것이나 가장 대표적인 것은 팀 직무분석표를 만들어 위임하는 방법일텐데 여기서 가장 중요한 것은 서류상으로는 권한 위임이 이루어 졌으나 실제적으로 세부 내용을 팀장이 간섭하여 팀원의 동기부여에 실패하지 않도록 하는 것이다.  팀장은 부하가 본인과 다른 스타일과 방법으로 업무를 처리하는 것을 인정해야 하고, 권한을 위임받은 부하가 실패할 가능성이 있다는 것을 인정해야 한다.  여기서 팀장이 배워야 할 것은 업무에 간섭하지 않고 현명하게 감독을 하는 방법과 만약 부하가 일을 잘못하여 문제가 생겼을 때 최대한 신속하게 수습하고 같은 문제가 반복해서 일어나지 않도록 팀내 합리적인 시스템을 만드는 것이다.

2. 동기부여

권한을 위임하기 위해서는 팀원이 상사의 세부적인 감독없이 최선을 다할수 있는 동기부여가 필요하다. 팀원의 동기부여를 야기하는 방법은 수없이 많다.  팀장이 공정하거나, 적재적소에 자원을 배분하거나, 신속한 피드백을 하거나, 적절한 칭찬을 하거나, 회식을 자주 하거나, 믿고 일을 맏기거나, 해외출장을 자주 보내 주거나, 개인적인 관심을 갖던가, 퇴근을 일찍 시켜 주던가, 가정사에 관심을 갖던가.......  수많은 방법이 있을 것이다. 여기서 가장 중요한 것은 개인의 스타일과 선호하는 것은 각각 다르다는 것을 인정하고, 자신의 팀을 유심히 관찰하거나 솔직한 대화를 통하여 팀원이 가장 필요로 하는 것을 발견하고 이를 해결하는 진정한 노력을 하는 것이다.

3, 팀원의 역량을 향상 시킨다

팀장은 팀원의 역량을, 즉 프로 스포츠 선수라면 그 선수의 몸값, 향상 시키는데 진정한 관심을 가져야 한다. 팀내에는 신입사원과 고참사원이 섞여 있을텐데, 그들의 개인적인 상황에 맞는 방법으로 육성을 해야 한다.  따라서 부하와 같이 하는 시간을 육성의 기회로 인식하여 공정한 피드백을 해주고, 부하의 장점과 단점을 잘 파악하여 부하의 장점을 최대한 활용할 수 있는 업무지시를 해야 한다.  그리고 정기적으로 부하의 발전한 점을 짚어 주어서 사기를 높이고,  본인도 자신의 가치를 높이는 것이 자신의 미래에 매우 중요하다는 인식을 할 수 있도록 도아 주어야 한다.

4. 팀내외부의 커뮤니케이션

회의는 정말 잘하지 않으면 시간낭비와 책임소재을 모호하게 만드는 역할 밖에 하지 못하는 경우가 많다. 하지만  팀내에는 놀랄만큼 만은 시간과 자원이 비슷한 일, 다른 직원이 이미 했던 일을 모르고 처음부터 다시 하는 것 같은 불필한 것에 낭비되곤 한다 .  따라서 팀장은 팀내 종적, 횡적의 커뮤니케이션을 활성화시켜서 팀원들이 팀내에서 벌어지고 있는 일을 잘 파악하고, 필요한 경우 서로 협력하여 최소의 자원을 투입하여 최대의 효과를 이루도록 해야 한다.  따라서 적절한 수준의 팀 회의는 필요하다.  이런 회의에는 팀장보다는 팀원들이 활발하게 의견을 교환하고 배우는 분위기기 필요하며 이것을 위해서는 팀장은 경청의 능력이 절대적으로 필요하다.  팀장은 필요하다면 별도 교육을 통하여 Facilitator스킬 연마할 필요도 있을 것이다.

또한 팀 외부와의 커뮤니케이션도 매우 중요하다.  특히 담당 임원과의 커뮤니케이션이 원할하지 않으면 많은 시간을 투입해서 한 과제를 처음부터 다시 하는 일이 왕왕 생기는데, 이는 팀원의 동기부여에 상당한 악영향을 미칠 것이다.  상사와의 원할한 커뮤니케이션은 이런 사고를 최소화 하는 한편 팀의 돌발업무를 상당히 줄일 수 있을 것이다. 그리고 타부서와의 지속적인 대화를 통해서 업무 배분에 따른 갈등을 줄여야 한다.

5. 기강 확립

회사 규정을 어기거나, 본인의 태만으로 회사에 명백한 손해를 끼쳤다면 팀장이 할 일은 명확할 것이다. 그런데 이따금 지각을 하는 직원이 있다면, 큰 소리로 전화하여 타인에게 불편을 주는 직원, 개인적인 외출이 잦은 직원, 튀는 복장으로 주위 사람을 난처하게 하는 직원이 있다면 어떻게 해야 할까?  아마 이런 경우 가장 합리적인 기준은 아래와 같을 것이다.

1) 그 행동이 고객(사내, 사외)과의 관계에 부정적인 영향을 주는가?

2) 그 행동이 팀의 단결에 나쁜 영향을 주는가? 

3) 그 행동이 일부 동료들에게 직접적인 피해를 주는가

만약 위의 기준에 부합한다면 팀장은 그 직원의 행동을 고치기 위한 조치를 해야 한다. 우선 구체적인 사실 관계를 명확히 하고, 해당하는 직원에게 구체적인 피드백을 해야 한다.  그 행동의 원인이 있다면 당사자가 해결할 수 있도록 지원할 수 있는 방안을 찾는다. 이런 기강과 행동의 이슈는 단시간 내에 해결되는 사항이 아니므로 인내심을 가지고 여러 단계의 목표를 세워서 조금씩 개선하는 것이 효과적일 것이다.

                           <www.mindtools.com>