시간관리

시간관리

 

회사에서 미리 예정된 팀 회식이나 행사가 있어서 모두 같이 퇴근해야 할 때면 꼭 한두 사람은 긴급한 업무를 처리해야 하거나 중요한 전화 때문에 늦거나 행사에 불참해서 분위기를 썰렁하게 만드는 경우가 생기게 마련이다.  과거에는 이런 사람들은 일을 많이 하는 직원이라고 긍정적인 눈으로 보는 경우가 있었을지 모르나, 요즘은 아마 스마트하지 못한 사람으로 인식되는 경우가 많지 않을까?

 

같은 직장, 같은 사무실에서도 할 일을 다하고 정시에 퇴근하는 직원과 매일 야근해도 일이 쌓여서 줄지 않는 직원이 있는 이유는 무엇인가? 물론 업무량이 많아서 생기는 현상일 수도 있고, 일과시간 보다는 저녁 때 혼자 남아서 일 하는 것이 더 생산성이 높은 사람도 있지만, 많은 경우 시간관리가 효율적이지 않아서 생기는 문제일 것이다.

 

왜 어떤 사람은 시간관리를 잘해서 주어진 업무를 척척 처리하면서 남는 시간에 자기 계발을 위한 투자를 하여 외국어도 마스터하고 회사를 다니면서 MBA, 박사학위나 다른 자격증을 남들이 보기에는 쉽게 취득하고 어떤 사람은 하루 하루가 전쟁과 같을까?  시간관리의 요체는 무엇일까?

 

시간관리의 첫걸음은 목표를 세우는 것이다. 그 목표가 개인적인 것이든, 업무에 관한 것이든 장기적인 목표이든 단기적인 목표이든 자신의 삶에서 방향성을 유지하는 것이 중요하다.  가령 자신의 5년 후의 목표가 해외법인에서 근무하는 것이라든가, 재무관리의 전문가가 된다는 것같이 장기적인 목표가 있는 경우가 있을 것이고, 단기적으로는 이번 달 말까지 견적서를 제출한다던가, 미국에 있는 고객을 방문 하다던가 하는 그때 그때의 업무의 중심축이 무엇인지 인식하는 것이 시간관리의 첫걸음이다.

 

다음은 일의 우선순위를 정하는 것인데 그러기 위해서는 매일 차분히 그날 해야 할 일을 정리하고 우선순위를 정하는 시간을 가져야 한다. 많은 직원들이 아침에 사무실에 도착하자마자 컴퓨터부터 켜고 간밤에 온 메일부터 보기 시작하는데 이것은 나쁜 버릇이다.  아침에 한 15분에서 30분 정도는 차분히 그날 업무의 우선순위를 정하고 계획하는 시간이 필요하다. 어떤 팀장이나 임원은 업무시작 전부터 일을 챙기는 경우가 있는데, 그래도 업무계획을 세우는 시간은 필요하다.  그런데 요즘은 팀장이나 임원에게 업무시작 전에 계획하는 시간을 인정해 달라고 요청하면 대부분 선선히 들어 주지 않을까?  많은 직원들이 스프레드시트에 Do-to-List를 만들기는 하지만 이런 리스트는 해야 할 일의 나열로 그치게 될 가능성이 많으므로 꼭 업무의 우선순위를 명확하게 볼 수 있는 To-Do-List를 유지해야 한다.

 

이 To-Do-List에서 자신의 장기/단기 목표에 관련된 것이 우선순위가 높아야 한다.  만약 다음 달에 고객방문 출장을 계획하고 있다면, 지금부터 메일을 보내서 일정을 협의해야 하고, 다음 달 초에 견적서를 제출해야 한다면 지금 기술부서에 사양을 요청하는 것 같이 몇 주 후에 결과가 필요한 급하지는 않지만 중요한 일부터 먼저 처리하는 습관을 길러야 한다.

 

다음에는 돌발업무에 대한 대응이다. 어떤 경우에도 돌발업무는 발생하기 마련인데 이 돌발업무로 인해서 원래 계획했던 시간관리가 틀어지고 어떤 경우에는 돌발업무가 많아서 시간관리를 포기하는 경우도 왕왕 생긴다. 우선 돌발업무의 근원부터 이해하는 것이 중요하다.  이를 위해서는 한 일주일 정도 돌발업무를 기록해본다던가 하는 방법이 있는데 아마 대부분의 직원들이 돌발업무의 근원은 잘 알고 있지 않을까?  많은 경우에 돌발업무의 근원은 상사일 것인데 이것에 대해서도 상사와의 커뮤니케이션을 강화하는 등 적극적으로 해결하는 노력이 필요하다.

 

다른 돌발업무의 원천은 아마 고객이거나, 회사 내 다른 부서의 긴급협조 요청이고, 전화로 업무협조 요청을 받을 때는 오랜 시간 전화통화를 해야 할 경우가 생기는데, 이것도 돌발업무의 성격을 잘 파악해서 대응하는 노력이 필요하다.  과연 정말 돌발업무인가?  혹은 전화통화보다는 메일로 요청사항을 받을 수는 없는가?  많은 경우에 요청내용을 메일이나 문서로 정리하면 내용이 명료해져서 이해나 책임소재 구분을 위한 불필요한 전화 통화를 줄일 수 있다.  그리고 이러한 돌발업무의 처리에 소요되는 시간을 줄일 수 있는 협상력을 향상시키는 노력이 필요하다. (협상력 향상은 좋은 장기 목표가 될 수 있다).

 

다음은 하루 업무시간을 3~4개 정도로 구분하여 회의시간은 가급적 오전에 집중시킨다던가, 상사나 부하와의 커뮤니케이션 시간, 긴급업무에 대응하는 예비시간, 일반 업무시간 등등으로 구분하고, 특히 자신의 장기목표/단기목표에 관련된 시간은 꼭 우선적으로 배정한다. 

 

효율적인 시간관리의 첫걸음은 인생에는 본인이 생각하는 것 보다는 훨씬 더 많은 가용시간이 있다는 것을 인식하고 현재의 자신의 모습을 객관적으로 보려는 자기성찰일 것이다.