시간관리의 기본 - 우선순위와 돌발업무

시간관리의 결정적인 핵심은 급한 일에 시간을 보내는 것이 아니라 중요한 일을 먼저 하는 것이다.  그렇다면 무엇이 중요한 일인가? 하는 의문에 봉착하게 되는데, 결국 이 문제는 개인의 인생의 목표 - 중장기와 단기 - 에 달려 있을 것이다.  인생, 그리고 직장에서의 목표를 세우는 문제는 시간 관리보다는 훨씬더 심오한 문제이고 시중에 수많은 지침서가 나와있으므로 여기서는 생략한다.

그런데 인생에서 확고한 목표가 있는 사람이 몇 명이나 되겠는가?  하지만 우리같은 평범한 사람들도 방향정도는 생각할 수 있지 않을까?  그후 가장 먼저 할 일은 급한 일과 중요한 일을 구분하는 것이다. 아래는 시간관리에서 흔히 사용하는 Urgent/Important Matrix 인데 차분히 앉아서 요즘 자신이 하고 있는 일이 어느 상한에 속하는지에 대한 기본적인 성찰이 필요하다.

우리는 대부분의 시간을 급한 일을 해결하는데 투입하고 있다.  그런데 옆의 그림에 표현된 것처럼 급한 일에도 중요한 것과 중요하지 않은 일이 있을 것이고 만약 지금 나의 급한 일의 대부분이 중요하지 않은 일이라면 시급한 개선이 필요하다.  

옆의 그림에서 가장 주목해야 하는 것은 급하지 않고 중요한 일 (Not Urgent/Important) 이다.  당장 급한 일을 해결하기 위해서 시간을 투입하다 보면 자신도 모르는 사이에 시간은 흘러가지 마련이고, 본인의 성장과 행복에 중요한 자기계발, 권한위임, 미래에 대한 대비, 인간관계, 넓은 시야, 건강관리같은 정말 중요한 활동을 등한시하기 마련이다.  

그러다보면 자신에게 익숙한 업무 방식을 고집하게 되고 어느덧 수십 년의 세월이 흘러서 제2의 인생에 대한 대비가 전혀 되어있지 않은 자신을 발견하고, 수십 년 간의 노력과 헌신에도 불구하고 자신을 헌신짝 같이 버리는 회사에 대한 원망과 분노만 남게 되는 것이다.  

그러면 어떻게 하면 시간을 내서 업무 성과에 부정적인 영향을 미치지 않고 급하지 않지만 중요한 일에 적절한 시간을 투입할 수 있을까?  여러가지가 있겠지만  우선 기본적으로 해야 할 행동은 다음과 같다.

1. 매일 성찰과 정리의 시간을 갖는다(한 15분 정도???)

2. 인간관계를 해치지 않고 거절하는 방법을 배운다.

3. 서류의 요점을 선택적으로 파악하여 읽는 습관을 만든다.

4. To-Do-List를 사용한다.

5. 매일 급하지 않지만 중요한 일이 포함된 계획을 세워서 실시한다.

6. 하루 중 본인의 업무효율과 에너지 레벨이 높은 시간에 중요한 일을 배정하여 실시한다.

그런데 이것을 하기 위해서는 약간의 시간의 여유를 확보해야하며, 가장 손쉬운 방법은 직장인들의 가장 큰 스트레스의 원인 중의 하나인 돌발업무를 제대로 관리하는 것이다.  돌발업무도 다른 문제과 마찬가지로 그 해결을 위해서 가장 먼저 해야 할 것은 현상 파악이다. 아래와 같은 순서로 돌발 업무를 파악하여 기록한다.

1. 원인제공자

2. 발생 시기

3. 돌발업무의 목적

4. 정말 급한 것인지? 

5. 정당한 사유가 있는 것인지?

이렇게 한 1 ~ 2 주 정도 기록을 한다면 돌발업무의 원인제공자들은 어떤 사람들인지, 정당한 사유가 있는 것인지, 급한 것인지, 하루 중 언제 자주 발생하는지, 일주일 중 어떤 요일에 자주 발생하는지 정도의 데이터를 얻고 아래와 같이 유형별 대응 방안을 세울 수 있을 것이다.

1.  일정에 포함시켜야 하는 돌발업무 : 일정한 간격을 두고 발생하는 돌발업무.  에를 들어서 월요일 아침에 고객, 상사, 동료, 부하들로 부터 여러가지 정보나 협조 요청을 받은 경우 아예 그 시간은 별도의 업무를 계획하지 않고 비워 놓는다든지, 부하나 동료들에게 월요일 9시 ~ 11시 간은 돌발업무 처리 시간이지만 그 외의 시간에 요청할 사항은 별도의 약속을 해달라고 공지할 수도 있을 것이다.

2.  통합해야 할 일 :  만약 특정한 사람이나 부서로 부터 많은 양의 급하지 않은 업무협조 요청을 받는다면 그 직원 혹은 부서와 정기적인 회의나 문제해결 시간을 가짐으로 해결한다.

3.  차단해야 할 일 :  어떤 종류이 메일, 전화, 문자, 카톡 등은 당장 대응하지 않고 하루에 일정한 시간을 정해서 열어보고 대응한다.

4.  지연해야 할 일 : 급하지 않은 요청은 원인 제공자와 협의하여 To-Do-List에 포함시킨 후 처리한다.

5.  협상해야 할 일:  상대방과 협상하여 대응을 지연하거나, 거절하거나, 부하에게 위임한다.  우선 본인과 협조 관계가 좋거나 소통일 잘되는 사람과 협상하는 연습을 하고 협상의 대상과 범위를 넓혀 나간다.

이런 행동이 모든 돌발업무의 즉각적인 해결을 가져다주지는 않는다.  하지만 짜증스러운 돌발업무를 이런 방법으로 객관화시키면 현재 상황보다 20% ~ 30% 개선이라는 구체적인 목표를 세울 수 있을 것이고, 생각보다 쉽게 이 목표를 달성할 수 있을 것이다.  만약 1주일에 10시간 정도를 돌발업무를 처리하는데 투입하는 상황에서, 이를 잘 관리해서 확보하는 2 ~ 3 시간을 정말 중요한 일에 쓴다면 6개월 후, 1년 후 당신은 과거와는 전혀 다른 수준의 프로페셔널이 되어 있을 것이다.