시간관리의 기본 - Activity Log

광고회사의 기획전문가 K과장은 아내이면서, 야간에는 MBA과정에서 공부하고, 틈틈히 피트니스 센터에서 몸 만들기를 게을리하지  않는 맹렬 여성이다.   성격이 활달하고 활동적인 그녀는 이런 바쁜 삶을 오히려 즐기는 편이지만 최근들어서 자신이 너댓개의 공을 저글링하고 있다는 생각이 들기 시작하면서 101%의 최선을 다하고 있는 자신의 삶이 과연 101% 만족스러운가에 의문을 가지게 되었다.

요즈음 그녀는 상사로부터 일의 마무리가 매끄럽지 못하다는 피드백을 몇번 받았으며, MBA과정의 지도교수로부터 과제물 제출을 독촉받는 일이 잦아지고 있으며, 친구들로부터는 모임에 나오지 않는다는 불평을 들고 있으며, 헬스 코치로부터는 요즘 열심히 하지 않는 것 같다는 주의를 받고, 남편으로부터는 요즘 자신이 짜증내는 일이 잦아졌다는 말을 듣곤한다.  

대부분의 직장인들은 사회생활을 하면서 비슷한 상황에 처해본 경험이 있을 것이다.  왜 우리는 항상 시간이 부족하여 쫒기는 삶을 살고 있는 것일까?  아마도 시간은 현대인에게 가장 중요한 자원일 것이다.  모든 사람에게 공평하게 하루 24시간이라는 시간이 주어지며, 한번 주어진 시간은 저축이 불가능하고 때가 되면 꼭 사용해야하는 자원이다.  어떤 면에서 시간의 투입이라는 행동은 인류의 경제활동 중 투자대비 회수의 개념이 가장 철저하게 적용되어야 할 분야일 것이다.

이러한 시간의 경제적인 사용확 최대의 투자 효과를 올리는 데 가장 중요한 태도는 아래와 같은 자신에 대한 질문으로부터 시작하는 것이다.

1.  오늘 하루의 시간 중 생산적인 활동에 투입한 시간은 몇 시간인가?

2.  당신이 책임지고 주도성을 가지고 한 활동은 전체 투입한 시간의 몇 %나 되는가?

3.  하루 시간 중 외부의 방해로 잃어버린 시간과 다시 자신의 일에 집중하기 위해서 투입된 시간은 몇 시간인가?

이런 질문에 제대로 대답할 수 있는 사람은 별로 없을 것인데, 두말 할 것도 없이 효율적인 시간관리의 첫걸음은 우선 자신이 어떤 방식으로 시간을 사용하고 있는지 파악하는 것이다.   아래는 아주 간단한 시간 관리 Log 인데 

한 1주일 정도 아래와 같이 자신이 어떤 활동에 어느 정도의 시간을 투입하는지 파악하는 것이다.  이 Log는 프린

트하여 가지고 다니면서 기록하거나 하루 중 일정한 시간을 내서 기록할 수 있을 것이다.  이런 활동의 의도하지 않는 효과는 정신없이 일에 쫒겨서 하루을 보내는 직장인들로 하여금 잠시 멈추어 서서 현재의 자신의 상황을 생각하게 함으로 보다 합리적으로 자신 업무의 우선순위를 생각하게 하는 것이다.  이 Log를 작성할 때 중요한 것은 자신이 수행한 일에 중요도에 대해서 평가하는 것인데 여기서는 간단하게 상중하 정도로 평가해도 될 것 이다.  또한가지 중요한 것은 하루의 일과중에 자신의 에너지 레벨과 생산성이 높은 때가 언제인가도 생각해 보는 것이다.

이렇게 투입한 시간을 기록했다면 아래의 사항에 대해서 생각해본다.

1.  자신이 한 일중 회사에서 알았다면 월급을 주지 않았을만한 일을 찾아본다. 예를 든다면 부하가 해도 될 일, 타부서의 일, 업무와 관계없는 메일 등등...

2.  가장 어렵고 효과가 큰 업무를 자신의 에너지 레벨과 생산성이 가장 높은 시간대에 배치한다.

3.  하는 일을 변경하는 빈도를 줄일 수 있는지 조사한다.  예를 들어 메일은 오전에 한번, 오후에 한번, 퇴근 전에 한번 열어보고 처리한다.

4.  업무에 필요한 개인적인 일을 효율적으로 할 수 있는 방안은 없는지 생각한다.  예를 들어서 커피 타기, 복사하기 등,,,,

다음은 시간이 투입된 업무를 그 성격에 따라서 효과가 크고 작은 일, 노력이 투입이 높고 낮은 일로 구분한다.

아래는 이러한 기준으로 구분한 업무의 4상한인데 Quick Wins, Major Projects, Fill Ins, Thankless Tasks의 

4가지로 구분할 수 있을 것이다.

1.  Quick Wins: 큰 노력없이 바로 성과를 낼 수 있는 일.  대부분의 계획 수립은 여기에 속한다.

2.  Major Projects: 효과가 크지만 상당한 시간과 노력이 필요한 업무.   미리 미리 대비하고 준비한다면 Quick Win이 될 수 있는 업무

3.  Fill Ins : 여가 시간에 해야 하는 . 때로는 시간을 보내기 위해서 하는 일. 바쁘다면 미뤄도 되는 일.

4.  Thankless Tasks: 시간과 노력이 많이 투입되지만 성과가 나지 않는 일.  아마도 당신과는 맞지 않는 일이거나, 다른 사람에게 맡기면 더 성과가 높은 일.

우선 가장 먼저 포커스를 맞추어야 할 일은 두말할 것도 없이 Thankless Taks 일 것인데 우선 시간관리 Log를 자세히 들여다 보고 나의 Thankless Tasks는 어떤 유형의 일이고, 또 조직내의 어떤 사람 혹은 부서와의 관계에서 그 일이 발생하는 것인지 생각한다면 상당 부분 이런 유형의 업무를 줄일 수 있을 것이다.

아마도 위의 활동을 할 수 있는 사람은 이미 상당한 수순의 시간관리를 하고 있는 사람일 것이고, 만약 시간관리에 대해서 별로 생각해 보지 않았던 사람은 위의 두가지 간단한 활동을 하는데 상당한 어려움을 겪을 것이다.  좋은 방법은 팀장의 주도하에 팀내에서 단기 프로제트화 하여서 시간관리의 간사를 정해서 간단한 규칙을 정하고 서로 격려하면서 모든 팀원이 위와 같은 활동을 한다면 상당한 성과를 거둘 수 있을 것이다.

이렇게 해서 시간 관리의 효율성을 높일 수 있다면 다음 단계는 어떻게 하면 자신의 삶을 높은 효과의 일로 채울 수 있는가 하는 생각일텐데, 여기서 중장기와 단기 목표 수립의 중요성을 생각하게 한다.   

- 계   속 -

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