권한위임 - 2

그러면 권한위임을 실제로 어떤 과정을 거쳐서 해야 할까?   아래는 일반적인 권한 위임의 과정이다.

1. 위임할 업무를 결정한다.

만약 당신이 To-do-List를 유지하고 있다면 여기가 좋은 시작점.  해야 할 업무 중에서 비교적 시간의 여유가 있고 당신이 가지고 있지 못한 스킬을 요하는 업무가 좋을 것이다.  팀장이나 임원에게는 아직도 부족한 스킬인 파워포인트나 엑셀 스킬을 요하는 업무 좋은 예이다.  그리고 업무를 위임할 때는 그 업무의 전체를 위임하는 것이 부하의 만족도를 높일 수 있을 것이다. 만약 부분적인 업무를 위임할 때는 수행 방법에 포커스를 맞추게 되기 때문에 권한위임의 가장 중요한 목적인 부하의 시야를 넓히고 주도성을 높이는 면에서는 효과적이지 않다.

1. 위임할 부하를 정한다

물론 그 일을 수행하는 데 필요한 능력을 가진 부하일텐데, 또 한가지 중요한 것은 그 부하의 성향이 자율적이고 주도적인지 생각하는 것이다. 주도성이 부족한 부하에게는 물론 상사의 지원이 좀더 필요할 것이다.  나는 아직 능력이 부족하다고 생각되는 부하들에게 권한을 위임하곤 했는데 물론 내 자신이 직접하는 것 보다는 훨씬 시간이 더 소요되고, 중간에 이곳 저곳에서 마찰이 생겨서 다른 임원이나 부서장들로부터 불만과 항의의 전화를 받기도 하지만, 여러가지 어려움을 극복하고 목표를 달성한 부하의 만족스러운 표정을 보는 즐거움은 경험한 사람만이 알 수 있을 것이다.

1. 위임하는 업무의 목표를 명확하게 한다

권한위임을 하는 목적이 결국은 부하의 육성이고, 육성에 있어서는 개인의 개성을 살리는 것이 가장 중요한 일일테니 부하의 업무 스타일을 존중하고 상사의 개입을 최소화하는 것이 중요하다.  중간에 개입을 줄이려면 상사와 부하의 목표공유를 확실하게 하는 것이 가장 중요하다.  아래와 같은 과정에 대해서 부하와 이해를 공유해야 한다.

• 일을 끝냈을 때의 상황에 대해서 구체적으로 협의한다.  이 업무를 “왜” 해야 하는 가에 대해서 협의한다. 일이 성공했을 때 고객, 회사, 부서는 어떤 모습인가 그리게 한다.
• 일을 달성하기 위해서 거처야 할 중간 과정
• 일을 달성하는 데 필요한 자원과 지원
• 그 과정에서 예상되는 장애와 어려움
• 목표시점
• 중간 점검 일정과 과정

위의 내용을 상사가 일방적으로 지시하는 것보다는 처음에는 어렵겠지만 주로 부하가 말하게 하고 결정하는데 주도성을 가지게 한다.

1. 상사의 자세

솔직함이 중요하다.  물론 상사가 부하보다는 고급 정보를 많이 가지고 있고, 경영진의 의도를 보다 잘 파악하고 있기 때문에 대부분의 경우 상사의 판단이 옳다.  하지만 환경이 급변하거나, 예상하지 못한 어려움에 직면할 수도 있고, 전체적인 내외부의 상황의 모호성으로 인하여 뚜렷한 목표를 세우지 못하고 일을 시작하는 경우도 생긴다.  이 경우 상사는 자기가 옳다는 아집을 버리고 자신이 모르는 부분을 솔직히 인정해야 한다.  대부분의 경우에 이렇게 솔직하고 개방적인 마음 가짐을 갖고 상사와 부하의 지혜를 합친다면 어려운 상황에서의 해결책은 나오기 마련이다.

1. 일의 완성도 

어떤 업무를 수행함으로 있어서 처음 80%의 업무에 20%의 시간이 필요하고 정리, 마무리 등등의 작업에 80%의 시간이 소요된다고 한다.  부하가 ‘거의’ 다된 일을 가지고 보고할 때 이것을 명확하게 해야 한다.  마음 약한 상사는 80%가 완성된 일을 부하로 부터 인수받아서 그 일을 마무리하느라 다시 많은 시간을 투입합다. 부하로 하여금 일을 완성하는 습관을 갖도록 하는 것이 중요하다.   따라서 부하가 수행한 일에 대해서 객관적인 피드백을 해주고 특히, 부하로 하여금 완성도가 높은 업무수행이라는 것은 어떤 것인가에 대한 실적인 경험을 하게 해야 한다.  나는 주로 점수로 완성도를 평가하곤 했고, 특히 부하로 하여금 자신의 업무에 대해서 점수를 주게 하고, 만약 현재의 자신의 업무에 대한 평가가 100점 만점에 80점이라고 하면 90점을 주기 위해서는 무엇이 더 필요한가 등의 질문을 하곤 했는데, 내 경험상 부하의 안목을 높이는 데 상당히 효과가 있었다.

그리고 축하해야 한다.  축하를 할 때 구체적으로 무엇때문에 상사인 나의 기분이 좋은지, 어떤 일이 잘 수행되었는지 인정하는 것이 좋다, 하지만 장광설은 피해야 한다.  처음에는 조금 어색하겠지만 타인의 장점과 공을 인정할 수 있는 능력을 키우는 좋은 기회이며 이런 능력은 앞으로 리더로서 매우 중요한 자신의 자산이 될 것이다.