시간관리 - 완벽주의의 극복

일을 제때에 끝내지 못하고 꾸물거리는 부하들을 관찰하면 의외로 발견하는 것은 업무의 지체가 부하의 좋은 의도에서 발생하는 경우가 많다는 것이다. 상사들은 부하들이 시야가 좁고, 작성하는 서류에 여러가지 오류가 많아서 짜증을 내기도 하지만, 그들은 의외로 자신의 일을 완벽하게 하기 위해서 이것 저것 준비하느라 시간을 보내다 상사의 독촉을 받고 허겁지검 마무리해서 결과가 나빠지는 경우가 많다. 이런 상황에서 업무의 속도가 늦다고 질책하는 것은 문제의 해결에 전혀 도움이 되지 않음은 물론이고 그 부하와의 관계만 나빠지게 될 것이다.

자신의 부하가 이런 완벽주의자의 성향을 보인다면 상사는 업무지시할 때 좀더 세심하게 신경을 써야한다. 만약 다음 주에 Top Management에게 내년도 투자전략에 대해서 보고를 해야하고 이를 위한 프리젠테이션 자료를 작성해야 한다면 보고할 상사와 서류를 작성할 부하 사이에는 전체적인 일의 스코우프에 대한 이해가 공유되어야 할 것이다. 이 보고의 목적은 부서에서 계획하는 투자전략에 대해서 경영진의 승인을 받는 것일 것이고, 이를 위해서는 다양한 선행작업 - 관련 부서, 임원과의 협의, 경영진에 대한 사전 보고 - 등등이 진행되어야 하고, 대부분의 경우 공식적인 프리젠테이션은 요식행위까지는 아니더라도 전체적인 의사결정 프로세스의 일부분인 경우가 많다.

이 경우 부하에게 이 프리젠테이션 자료에 모든 것이 걸려 있다는 식으로 강조해서 부담을 주는 것은 큰 도움이 되지 않을 것이다.  유능한 상사라면, 그리고 업무의 내용을 잘 파악하고 있는 상사라면 프리젠테이션에서 본인이 전개할 스토리 라인을 미리 생각해서 프리젠테이션 자료의 내용이 조금 부실하더라도 보고현장에서 돌발적으로 발생하는 상황에 적절하게 대응할 수 있을 것이다.  따라서 부하와 업무 내용을 협의할 때 상사의 역할과 부하의 역할에 대해서 명확하게 한다면 부하가 본인이 모든 것을 다 책임져야 한다는 중압감에서 벗어날 수 있을 것이다.  

이렇게 업무의 성격에 대해서 이해를 공유한다면, 다음은 업무의 완성도에 대해서 목표를 공유해야 한다. 완성도는 외양, 내용, 정확도등 여러가지 측면이 있어서 한마디로 규정하기는 쉽지 않지만, 부서의 특성에 따라서 공감대를 형성할 수 있을 것이다.   우리가 직장 생활을 하면서 100점 만점에 100점 짜리의 완성도들 달성한 업무를 한 적이 몇번이나 있는가?   그리고 우리의 모든 업무가 과연 100점 만점에 100점일 필요가 있는가?    예를 들어서 새로운 프로젝트를 착수하기 위해서 관련 부서와 킥오프 미팅을 할 때의 배포할 회의 자료의 완성도는 몇점이어야 하는가?  이 경우 내용보다는 시점이 중요하므로 글쎄, 한 3~40% 정도의 완성도의 자료라면 목적을 달성할 수 있지 않을까?   만약 고객에게 제출할 시험 성적서라면 그 형식보다는 그 내용의 정확도에 있어서 100%에 가까운 완성도를 필요로 할 것 이다.

이렇게 사무실에서 상사와 부하 간에 완성도에 대한 이해를 공유하고, 특정 업무에 대해서는 어느 정도의 완성도를 목적으로 할 것인가에 협의하는 좋은 습관을 만들 수 있다면 무엇을, 어떻게 얼마나 잘해야 하는가에 대한 불확실성을 많이 줄일 수 있을 것이다.

요즘은 연말연시, 대부분의 코칭이 끝나고 여유시간이 많아져서 그동안 못읽었던 책도 읽고, 글도 써야하겠다고 다짐을 했는데 회식이다, 여행이다, 가족모임 등등의 핑게로 빈둥거리는 시간이 많아져서 오늘은 아침에 책상에 앉아서 꼭 하나 써야겠다는 다짐을 하고 쓴 글인데, 글쎄 이 글의 내용상 완성도는 한 30%??  하지만 지난 며칠 간 빈둥거리는 것을 단절한다는 목표는 100% 달성!!!!