시간관리 - Urgent/Important Matrix

이미 눈코 뜰 새 없이 바쁜데, 상사나 동료로부터 긴급한 업무를 처리해 달라는 요청은 직장인을에게 엄청난 스트레스를 초래한다.  이런 상태가 계속되면 집중력이 떨어져서 몸은 바쁜데 정작 완성되는 일은 별로 없고, 완성되더라도 업무의 질이 떨어져, 수정하거나 다시 하여 또 다시 업무가 가중되는 악순환이 계속되곤 한다.

이런 상황에서 벗어나는 가장 좋은 방법은 우선 객관적인 마음가짐을 갖고, 업무의 우선순위를 정하는 것.  우선 나의 업무에는 아래와 같이 중요한 일과 급한 일의 요소가 포함되어 있음을 이해한다.

1. 중요한 일(Important) : 자신의 개인적/직장에서의 목표 달성에 기여하는 업무.  

2. 급한 일(Urgent) : 당장 집중이 필요한 일, 대부분 타인의 목표 달성과 관계된 일이다.

그런 다음 자신이 To=Do-List의 업무에서 중요도와 긴급성을 생각하여 아래 도표의 각 상한에 표시한다. 그렇다면 업우의 성격을 아래와 같이 구분할 수 있을 것이다.

1. 중요하고 긴급한 일 (Critical Activities)

3. 긴급하지만 중요하지는 않은 일 (Interruptions)

2. 중요하지만 긴급하지는 않은 일 (Important Goals)

4. 긴급하지도 않고 중요하지도 않은 일 (Distractions)

각 유형의 업무에 대한 대응 방법;

1. 중요하고 긴급한 일(Critical Activities)

이 업무는 발생원인 상 본인이 예측하지 못해서 발생했거나, 본인이 알고 있었지만 계속 미룬 결과 발생했을 것이다.  무엇이 자신으로 하여금 중요한 업무를 미루게 하는지에 대한 성찰이 필요하고, 미리 미리 계획을 세우는 자세가 필요하다.  예측하지 못한 업무는 꼭 예측하지 못한 이유를 분석하는 자세가 필요하다.  비현실적인 이야기일지 모르겠지만 일정에 여유시간을 포함시키는 노력을 하는 것도 중요하다.   

2. 긴급하지만 중요하지 않은 일 (Interruptions)

이런 유형의 일은 자신의 목표 달성에 방해가 되는 일이므로 우선적인 개선대상이다. 이런 일들의 일정을 변경할 수 있는지 혹은 부하에게 위임할 수 있는지 생각해 보는 것이 중요하다.  근본적으로는 대인관계를 악화시키지 않고 요청을 거절할 수 있는 소프트스킬에 강화하거나 현재보다는 시야를 넓혀서 업무의 예측력을 높이는 노력이 필요하다.  최근 이런 긴급 업무의 리스트를 만들어 원인은 분석하고 자신의 힘으로 할 수 있는 행동을 한다면 적어도 한 30% 정도는 개선할 수 있지 않을까?

3. 중요하지만 긴급하지는 않은 일 (Important Goals)

당신의 성공에 가장 중요한 기여를 할, 당신이 꼭 해야 하는 일.  가장 좋은 방법은 사무실에 도착하지 마자 그 일부터 하는 것.  그게 어렵다면 하루 일과를 한 4등분 정도하여서 각 성격을 일을 배분하고, 과거 경험 상 가장 방해 받지 않는 시간에 이 일을 배정하고 일주일에 한두번 정도는 한 15분 정도 자기 성찰의 시간을 갖고 이일의 진도를 점검할 필요가 있다.  이런 성격의 업무는 처음 시작할 때와는 달리 주중에 다른 바쁜 일을 처리하다 보면 까맣게 잊고 있다 어느새 일주일이 지나가고, 한달이 지나간 후 후회하는 경우가 많으므로 자주 자기 성찰의 시간을 가져 상기해야 한다.  그러다 보면 인생의 목표도 확고해지고, 자신의 가치와 수행업무와 연결시키는 능력도 높아져 업무에 재미를 느끼고 집중도가 높아져 궁극적으로 성과도 높아질 것이다.

4. 중요하지도 않고 긴급하지도 않은 일(Disruption)

할 필요가 없는 일들, 자신의 성장에는 전혀 도움이 되지 않고, 다른 사람들에게도 별로 중요하지 않지만 의례적으로 요청하는 일들.  이런 업무는 단순히 묵살해 버려도 큰 문제가 없을 것이다.  당신이 맺고 끊는 것을 확실하는 스티일로 묵살하는 것이 불편하다면 'No'라고 말하는 스킬을 키우는 것이 필요하다. 그리고 당신이 3항의 중요한 일에 포커스를 맞춘 진지한 사람이라고 주변 인물들이 인식한다면 허드렛일을 부탁하는 일도 줄어들 것이다.

끝